À l’heure actuelle, les notaires utilisent les nouvelles technologies afin d’optimiser leurs fonctions. Plusieurs systèmes ont été mis en place tels que la dématérialisation des actes authentiques. Des modifications ont été apportées au niveau de la réception des actes et leurs signatures.
Les outils numériques du notariat
Trois solutions ont été mises en place pour concrétiser la digitalisation au niveau des professions des notaires.
L’identité numérique : cet outil d’authentification a été créé en septembre 2015. Chaque identifiant est différent pour chaque profession notariale. Grâce à ce système, une passerelle entre les professionnels du notariat est mise en place. Il facilite dans ce cas les usages notamment au niveau de la mobilité.
La clé réal : elle a la même forme qu’une clé USB. Elle permet au notaire de signer électroniquement un acte et d’y mettre son sceau. La signature électronique doit correspondre au règlement EIDAS (Electronic IDentification and electronic trust services).
Le réseau réal : ce système a été conçu afin d’héberger les outils et les services réservés aux notaires et à leurs collègues.
La dématérialisation des actes notariés
L’acte notarié peut être signé par voie électronique à partir de 2008. Les actes peuvent alors être certifiés à distance par le biais d’une visioconférence. Cela facilite les démarches et permet aux notaires d’augmenter sa productivité. De plus, les actes sont plus sécurisés, car les formats papier vont être convertis en fichier électronique. La valeur des actes numériques est la même que celle des actes rédigés sur papier. Les documents sont enregistrés dans un minutier central électronique sécurisé. Seuls votre notaire et ses successeurs peuvent y accéder en cas de besoin. Ils vont être conservés durant 75 ans ou 100 ans s’il y a une personne vulnérable. Ensuite, ils vont être transmis aux archives nationales. Depuis le 1er janvier 2018, les services qui s’occupent de la publicité foncière obligent les notaires à envoyer certains documents sous formes électroniques. Plusieurs actes sont concernés entre autres les actes de vente et les attestations immobilières après décès.
Les avantages de la dématérialisation sur la relation client
La digitalisation facilite la communication entre le notaire et son client. Ce dernier peut lui envoyer les documents nécessaires en seulement quelques clics. Le notaire et les clients peuvent dans ce cas gagner du temps et limiter les déplacements. La réalisation des procédures devient également plus rapide. Les clients peuvent prendre un rendez-vous en ligne avec un notaire qui se sert de ce système. Le client a également le droit de demander une copie authentique d’un acte en papier s’il le souhaite. Une charte a été rédigée afin de garantir la sécurité de cette solution. Son but est de développer les sites numériques et d’inciter les clients à l’utiliser.