Le commerce international implique des transactions complexes et la nécessité pour les entreprises de prouver leur existence légale. L’extrait Kbis est un document incontournable dans ce contexte, mais quelle est sa validité à l’échelle internationale ? Dans cet article, nous explorerons le rôle et la portée de ce document clé dans les relations contractuelles internationales.
Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce en France. Il atteste de l’existence juridique d’une entreprise et contient des informations essentielles telles que le numéro SIREN, le nom commercial, la forme juridique, l’adresse du siège social, le montant du capital social, la date d’immatriculation et la liste des dirigeants. En somme, il s’agit d’une carte d’identité complète de l’entreprise.
Dans le contexte international, l’extrait Kbis est souvent requis pour prouver la légitimité d’une entreprise française souhaitant conclure un contrat avec une entreprise étrangère ou participer à un appel d’offres international. Il permet aux partenaires commerciaux de vérifier facilement les informations sur l’entreprise et de s’assurer qu’elle est en règle avec les lois et régulations en vigueur.
La reconnaissance de l’extrait Kbis à l’échelle internationale
La validité et la reconnaissance de l’extrait Kbis dans les relations contractuelles internationales dépendent en grande partie des lois et régulations en vigueur dans le pays concerné. Certains pays reconnaissent automatiquement la validité de ce document, tandis que d’autres exigent une procédure de légalisation ou d’apostille pour lui conférer une valeur juridique.
En règle générale, les pays membres de l’Union européenne (UE) et de l’Espace économique européen (EEE) reconnaissent la validité de l’extrait Kbis sans nécessiter de procédure supplémentaire. Cela est dû à la libre circulation des services et des capitaux au sein de ces espaces, ainsi qu’à la volonté d’harmoniser les législations nationales.
Cependant, pour les relations contractuelles avec des entreprises situées en dehors de l’UE et de l’EEE, il peut être nécessaire d’effectuer une légalisation ou une apostille du document. La légalisation consiste à faire authentifier le document par un consulat ou une ambassade du pays concerné, tandis que l’apostille est un certificat délivré par l’autorité compétente attestant l’authenticité du document. À noter que la France est signataire de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 qui simplifie cette démarche en supprimant l’exigence d’une légalisation pour les actes publics établis dans un pays signataire.
L’utilité et les limites de l’extrait Kbis dans les relations contractuelles internationales
L’extrait Kbis est un document essentiel pour les entreprises françaises souhaitant établir des relations contractuelles avec des partenaires étrangers. Il permet de prouver leur existence légale et de fournir des informations importantes sur leur situation juridique, financière et administrative. Cependant, il présente également certaines limites.
Premièrement, l’extrait Kbis ne renseigne pas sur la solvabilité ou la réputation commerciale d’une entreprise. Ainsi, même si ce document atteste de l’existence légale d’une entreprise, il ne suffit pas à garantir sa fiabilité. Il est donc important pour les partenaires commerciaux de mener leurs propres vérifications et enquêtes avant de conclure un contrat.
Deuxièmement, la reconnaissance automatique de l’extrait Kbis dans les pays membres de l’UE et de l’EEE facilite grandement les démarches administratives, mais cela n’est pas le cas pour tous les pays du monde. Les entreprises françaises doivent donc être conscientes des exigences liées à la légalisation ou à l’apostille pour éviter tout problème juridique lors de la conclusion de contrats internationaux.
Troisièmement, il convient de souligner que l’extrait Kbis a une durée de validité limitée. En général, un document datant de moins de trois mois est considéré comme valide. Les entreprises doivent donc veiller à disposer d’un extrait Kbis récent lorsqu’elles entament des négociations contractuelles avec des partenaires étrangers.
En conclusion, l’extrait Kbis est un document indispensable dans les relations contractuelles internationales pour les entreprises françaises. Il permet de prouver leur existence légale et de fournir des informations clés sur leur structure et leur situation. Toutefois, il présente certaines limites et n’est pas automatiquement reconnu dans tous les pays. Les entreprises doivent donc être conscientes des exigences légales spécifiques à chaque pays et veiller à disposer d’un extrait Kbis récent lors de leurs transactions internationales.
Que faire si l’extrait Kbis a plus de 3 mois ?
Si vous êtes en pleine négociation avec de potentiels clients, ou encore en pleine démarche administrative, vous ne pourrez pas y couper. Il vous faut un nouvel extrait valide. Il est possible de retrouver toutes vos informations sur le kbis de votre entreprise facilement et rapidement en quelques clics sur les sites dédiés. Vous pouvez également le demander au greffe du tribunal de la juridiction dont dépend l’entreprise. Cela prend un peu plus de temps car vous avez à vous déplacer et trouver un créneau pour le faire, mais au moins, vous aurez un extrait récent pour vos démarches.
Que risque l’entreprise si elle ne fournit pas cet extrait ?
L’inscription au registre du commerce, rappelons-le ici, est obligatoire pour toutes entreprises commerciales. Ne pas le présenter peut être interprété comme de la dissimulation de travail. Au vu de la loi, vous encourez de lourdes sanctions pécuniaires et pénales :
- un redressement de cotisations Ursaff dont le forfait minimal est d’environ 11 000 euros sans critère aggravant (par exemple l’emploi d’un mineur) et de plus de 17 000 euros avec critère aggravant. Le montant du redressement est calculé en fonction des cotisations que vous auriez dû payer depuis le début de votre activité ;
- une fermeture administrative de 3 mois ;
- une suppression de toutes les aides publiques auxquelles l’entreprise pourrait prétendre sur cinq ans ;
- l’obligation de rembourser les aides perçues sur l’année écoulée ;
- de 3 à 5 ans d’emprisonnement ;
- une amende pouvant s’élever à plus de 500 000 euros ;
- enfin, vis-à-vis des potentiels clients, l’entreprise risque outre le fait de ne pas être prise au sérieux et de perdre des marchés, de renvoyer une mauvaise image, voire de gagner une mauvaise réputation.
Vous l’aurez compris, mieux vaut avoir et présenté un extrait Kbis.